Von der Idee zum Nutzen: So finden Sie die besten Automatisierungskandidaten
Jonas Weidtke
Gute Automatisierung beginnt mit der richtigen Auswahl. Lernen Sie eine einfache Bewertungsmethodik kennen, mit der Sie die Top-Use-Cases identifizieren und zügig in die Umsetzung bringen.
Nicht jeder Prozess eignet sich für KI oder Automatisierung. Mit einer strukturierten Bewertung identifizieren Sie die Fälle, die in kurzer Zeit hohen Nutzen liefern – ohne Sicherheits- oder Compliance-Risiken.
Typische Quellen für Kandidaten
E-Mail-Postfächer mit Standardanliegen (z. B. Angebotsanfragen, Rechnungsfragen)
Manuelle Datentransfers zwischen Systemen (ERP, CRM, DMS)
Dokumentenverarbeitung (Bestellungen, Lieferscheine, Verträge)
Standardentscheidungen mit klaren Regeln (Freigaben, Prüfungen)
Bewertungsmatrix (einfach und wirksam)
Volumen/Frequenz: Wie oft pro Woche?
Standardisierungsgrad: Klarer Ablauf oder viele Ausnahmen?
Datenqualität: Strukturierte vs. unstrukturierte Daten
Komplexität: Anzahl Schnittstellen, Systeme, Abhängigkeiten
Risiko/Compliance: Auswirkungen bei Fehlern
Nutzenpotenzial: Zeitersparnis, Qualität, Kundenzufriedenheit
So gehen Sie vor
90-Minuten-Workshop mit Fachbereichen
10–20 Prozesse sammeln, faktenbasiert bewerten
Top-5 shortlist
Schnell umsetzbar, hohes Volumen, moderates Risiko
Minimaler Business Case
Ist-Zeit je Vorgang, Volumen, Fehlerkosten, gewünschte Zielwerte
Prozess klarziehen
SIPOC oder einfacher Swimlane-Sketch reicht
Input/Output definieren, Ausnahmefälle notieren
Datencheck und DSGVO
Datenquellen, personenbezogene Daten, Aufbewahrung, Löschung
MVP-Plan: 4–6 Wochen
Zielbild, Tools, Rollen, Erfolgskriterien
Messgrößen für den Erfolg
Bearbeitungszeit pro Vorgang
Automatisierungsgrad (% automatisch abgeschlossen)
First-Contact-Resolution im Service
Fehlerquote und Nacharbeit
Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Kunden
Anti-Pattern
„Alles auf einmal“ statt inkrementell
Auswahl nach Tool-Hype statt Business-Nutzen
Unklare Verantwortlichkeiten (kein Process Owner)
Keine saubere Übergabe an Betrieb/Support
Fazit
Mit einer einfachen, transparenten Bewertungsmethodik wählen Sie die Gewinner-Prozesse – und bauen Vertrauen für die Skalierung auf.
